Banyak perusahaan Indonesia menghadapi skill gap di posisi strategis seperti Operations Director, Technical Advisor, Head of R&D, atau Turnaround Executive. Namun, sebelum merekrut ekspatriat untuk mengisi kekosongan ini, employer wajib memahami fondasi regulasi yang mengatur work permit di Indonesia.
Untuk HR Directors, Talent Leaders, dan para CEO, kesalahan memahami izin kerja dapat menunda operasional, menggagalkan hiring, bahkan memicu risiko hukum.
Sebagai konsultan eksekutif berpengalaman, Luminare Consulting sering mendampingi employer yang membutuhkan panduan regulasi sebelum memulai executive search ekspatriat.
Apa yang Akan Anda Temukan:
Work permit adalah instrumen legal yang menentukan apakah perusahaan boleh menempatkan seorang ekspatriat di posisi tertentu. Pemahaman yang mendalam tentang definisi dan fungsi work permit merupakan langkah pertama untuk memastikan kepatuhan perusahaan.
Bagi banyak HR Directors dan CEO, istilah "work permit" sering kali digunakan secara umum, namun secara teknis ini merujuk pada Notifikasi dari Kementerian Ketenagakerjaan (Notifikasi IMTA) yang menjadi dasar persetujuan penggunaan tenaga kerja asing.
Work permit adalah bukti legalitas bahwa ekspatriat tersebut memiliki kompetensi yang dibutuhkan dan jabatan tersebut memang layak diisi oleh warga negara asing karena ketersediaan tenaga lokal yang terbatas.
Dalam konteks operasional industri, saya perlu membedakan izin kerja imigrasi dengan izin teknis lapangan. Seorang Technical Director asing mungkin akan mengelola sistem safety permit seperti hot work permit, excavation permit, atau confined space entry permit di lapangan.
Namun, wewenang mereka untuk menandatangani dokumen keselamatan kerja tersebut secara hukum bergantung pada kepemilikan work permit imigrasi yang valid. Tanpa izin imigrasi, segala tindakan manajerial mereka menjadi tidak sah.
Sebuah kesalahan fatal yang sering saya temukan adalah anggapan bahwa visa tinggal terbatas (KITAS/ITAS) sudah cukup.
Visa hanyalah izin masuk, sedangkan hak untuk bekerja (to work) diberikan melalui Notifikasi yang disetujui. Work permit memberikan hak legal untuk melakukan aktivitas yang menghasilkan pendapatan. Tanpa ini, status mereka hanya pengunjung, bukan pekerja yang sah.
Perusahaan biasanya mengajukan work permit untuk posisi yang membutuhkan keahlian spesifik. Jabatan seperti Engineering Director untuk proyek infrastruktur kompleks, atau Technical Advisor yang memahami instalasi alat berat berteknologi tinggi, adalah contoh umum. Kebutuhan tenaga kerja asing ini harus dibuktikan dengan kualifikasi yang jelas.
Misalnya, seorang Safety Lead mungkin direkrut karena memiliki keterampilan khusus dalam mengelola risiko di ruang terbatas (confined space) atau mengawasi electrical work permit tegangan tinggi. Posisi ini krusial untuk mencegah kecelakaan fatal seperti sengatan listrik atau kekurangan oksigen di area kerja.
Employer harus menjelaskan bahwa pekerjaan yang melibatkan ekspatriat ini memiliki tingkat bahaya tinggi, sehingga membutuhkan supervisi ahli yang mungkin belum sepenuhnya dikuasai tenaga lokal.
Regulasi 2025 makin menekankan relevansi jabatan, kebutuhan strategis, dan pengembangan tenaga kerja lokal sebagai syarat disetujuinya ekspatriat. Saya menemukan bahwa pemerintah semakin ketat dalam memastikan bahwa setiap penempatan TKA benar-benar memberikan nilai tambah.
Sebelum work permit bisa diterbitkan, employer wajib memiliki Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) yang disahkan. Menurut Portal Berita Kepolisian Republik Indonesia yang mengutip regulasi Kementerian Ketenagakerjaan (2025), kepatuhan terhadap regulasi adalah mandat mutlak, di mana persetujuan RPTKA menjadi syarat awal sebelum TKA dapat bekerja. Dokumen ini memverifikasi bahwa posisi yang diajukan memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Proses perizinan tidak berhenti di RPTKA. Alur yang benar meliputi: Approval RPTKA → Pembayaran Dana Kompensasi (DKPTKA) → Terbitnya Notifikasi (sebagai pengganti IMTA fisik) → Penerbitan Visa → Penerbitan ITAS. Saya sering melihat HR melompati langkah verifikasi jabatan.
Padahal, pengajuan yang sukses bergantung pada deskripsi pekerjaan yang akurat sesuai kode jabatan (KBJI).
Industri dengan risiko tinggi seperti pertambangan, minyak & gas, dan manufaktur berat mengalami pengawasan ekstra. Di sektor ini, ekspatriat sering terlibat dalam manajemen bahaya operasional. Tugas mereka mungkin memastikan prosedur keselamatan terkait potensi bahaya operasional berjalan lancar, mulai dari penggalian hingga pekerjaan di ketinggian.
Meskipun tugas harian mereka sangat teknis seperti memastikan alat pelindung diri digunakan atau memvalidasi kondisi lingkungan panas sebelum mengeluarkan hot work permit status legalitas mereka tetap bergantung pada work permit imigrasi.
Work permit untuk jabatan tertentu memiliki batas waktu yang ketat. Saya telah meninjau analisis hukum dalam Jurnal Lentera Hukum (2018) yang menyoroti pentingnya kepastian hukum dalam investasi; izin kerja biasanya berlaku untuk jangka waktu tertentu (misalnya 1 tahun) dan dapat diperpanjang, namun ada jabatan-jabatan tertentu yang tertutup mutlak bagi asing.
Employer harus cermat memeriksa jenis izin dan daftar jabatan terkini. Surat keputusan perpanjangan harus diajukan jauh sebelum masa berlaku habis.
Keputusan merekrut ekspatriat tidak lagi sekadar soal talent availability tetapi kesiapan regulasi dan organizational commitment.
Risiko mempekerjakan eksekutif tanpa izin kerja yang lengkap sangat besar. Saya melihat bahwa audit ketenagakerjaan kini lebih proaktif memeriksa apakah TKA memenuhi persyaratan hukum. Jika ditemukan pelanggaran, sanksinya bukan hanya denda, tetapi bisa berupa deportasi, yang tentu merugikan tujuan bisnis.
Proses pengurusan work permit yang memakan waktu harus diperhitungkan. CEO sering kali frustrasi ketika kandidat terpilih tidak bisa segera fly-in.
Keterlambatan ini bisa berdampak pada proyek krusial, misalnya tertundanya perbaikan fasilitas pabrik karena Lead Engineer belum memiliki izin resmi. Langkah antisipasi terbaik adalah memulai pengajuan jauh hari.
Jenis work permit dan durasi kontrak sangat mempengaruhi struktur kompensasi. Jabatan jangka pendek (misalnya 6 bulan untuk commissioning alat berat) mungkin memiliki struktur pajak yang berbeda dengan penugasan jangka panjang. Employer harus transparan memberikan informasi ini kepada kandidat.
Pemerintah Indonesia sangat serius mengenai manfaat kehadiran TKA. Saya menemukan laporan dari Antara News (2025) yang menegaskan kembali mandat kepatuhan bagi perusahaan, di mana penunjukan tenaga kerja pendamping lokal untuk transfer ilmu adalah kewajiban.
Ini bertujuan membantu meningkatkan keterampilan staf lokal agar suatu hari nanti dapat menggantikan posisi tersebut.
Perusahaan yang memahami alur regulasi jauh lebih unggul dalam menarik ekspatriat berkualitas tinggi.
Untuk memastikan kelancaran, HR harus menyiapkan dokumen lengkap:
Dokumen RPTKA harus memuat justifikasi strategis. Jelaskan secara rinci mengapa posisi ini melibatkan teknologi atau metode berbahaya atau kompleks yang belum dikuasai lokal.
Misalnya, jelaskan bahwa kandidat dibutuhkan untuk mengaudit prosedur kesehatan dan keselamatan kerja tingkat lanjut. Hindari deskripsi pekerjaan yang terlalu umum.
Executive search yang efektif berjalan paralel dengan persiapan izin kerja. Saat Luminare Consulting melakukan pencarian, kami menyarankan klien untuk memvalidasi slot RPTKA mereka secara bersamaan. Jangan menunggu kandidat tanda tangan kontrak baru memulai penggunaan sistem TKA Online.
Konsultan eksekutif dapat membantu employer menilai apakah profil kandidat eligible untuk mendapatkan work permit. Kami memastikan ekspektasi kandidat mengenai visa dan izin tinggal selaras dengan realitas birokrasi, serta memastikan mereka memiliki kelengkapan administrasi sejak awal.
RPTKA adalah dokumen rencana kebutuhan tenaga kerja yang disetujui untuk perusahaan, sedangkan Notifikasi adalah izin kerja spesifik yang diterbitkan untuk individu ekspatriat tersebut setelah membayar dana kompensasi. Anda wajib memiliki RPTKA perusahaan sebelum bisa memproses jenis izin individu.
Ya, regulasi Indonesia melarang tenaga kerja asing menduduki jabatan yang mengurusi personalia (HRD) dan jabatan hukum tertentu. Selain itu, pekerjaan kasar atau yang tidak membutuhkan keahlian khusus juga dilarang karena dapat diisi oleh tenaga lokal.
Secara total, proses ini memakan waktu sekitar 4 hingga 8 minggu jika dokumen lengkap. Ini mencakup pengesahan RPTKA, pembayaran DKPTKA, penerbitan Notifikasi, hingga proses Visa dan ITAS; disarankan untuk baca panduan terbaru atau berkonsultasi dengan ahli agar estimasi waktu akurat.
Baca Juga: Peran Employee Engagement dalam Menjaga Retensi Pemimpin Senior Perusahaan
