Tekanan untuk mengisi kekosongan kepemimpinan sering kali terasa mendesak ketika celah dalam struktur manajemen mulai mengancam pertumbuhan bisnis. Saya telah memperhatikan bahwa banyak organisasi terobsesi dengan kecepatan, mengejar metrik efisiensi sambil mengabaikan kerusakan jangka panjang yang dapat ditimbulkan oleh keputusan yang terburu-buru.
Jika Anda seorang pemimpin yang sedang membangun tim eksekutif, Anda perlu memahami bahwa kecepatan bukanlah satu-satunya indikator kesuksesan. Sering kali, time to hire adalah metrik penting yang berbahaya jika dikejar tanpa mempertimbangkan kualitas.
Sebagai CEO dan Founder dari Luminare Consulting, saya telah melihat secara langsung bagaimana perusahaan sering terjebak dalam perangkap ini mempercepat proses rekrutmen hanya untuk mengulanginya enam bulan kemudian karena ketidakcocokan kandidat.
Apa yang Akan Anda Temukan:
Jika Anda ingin memahami kesehatan proses rekrutmen perusahaan Anda, saya perlu memandu Anda melalui definisi fundamentalnya terlebih dahulu. Banyak eksekutif menyamakan kecepatan dengan kesuksesan, namun dalam konteks kepemimpinan, nuansanya jauh lebih dalam.
Secara teknis, time to hire adalah jumlah hari yang berlalu antara saat kandidat masuk ke dalam pipeline rekrutmen Anda hingga saat mereka menerima tawaran pekerjaan. Ini berbeda secara signifikan dengan time to fill, yang mengukur waktu dari pembukaan lowongan kerja atau posisi kosong hingga posisi tersebut terisi.
Saya menekankan perbedaan ini karena time to hire berfokus pada efisiensi proses seleksi setelah talent ditemukan. Dalam persaingan untuk mendapatkan kandidat terbaik, metrik ini menunjukkan seberapa cepat tim Anda dapat mengenali dan mengamankan aset berharga sebelum diambil kompetitor.
Memahami perbedaan time to hire vs time to fill sangat krusial. Time to fill mencakup durasi pencarian awal (sourcing), sedangkan time to hire mengisolasi kecepatan pengambilan keputusan. Jika time to fill Anda tinggi tetapi time to hire rendah, masalahnya ada pada sourcing. Jika sebaliknya, masalahnya ada pada keraguan internal.
Rumus standarnya cukup sederhana: Total hari sejak kandidat melamar atau disumberkan hingga penerimaan offer, dibagi dengan jumlah total perekrutan. Namun, bagi para hiring manager dan pemimpin HR, kesalahan kalkulasi sering terjadi ketika menerapkan ini pada level eksekutif.
Mengukur durasi perekrutan Direktur Pemasaran dengan standar waktu yang sama untuk staf administrasi adalah kesalahan fatal. Tahapan wawancara eksekutif melibatkan validasi budaya, negosiasi yang kompleks, dan persetujuan dewan direksi.
Anda tidak bisa sekadar menggunakan data rata-rata global untuk posisi senior. Data yang saya lihat menunjukkan bahwa mengukur efektivitas rekrutmen eksekutif membutuhkan toleransi waktu yang lebih longgar dibanding peran staf. Satu hari keterlambatan pada level staf mungkin masalah, tapi pada level eksekutif, kehati-hatian adalah aset.
Bagi CEO dan Founders, melihat angka time to hire yang rendah terasa menenangkan seolah-olah mesin perusahaan berjalan lancar. Namun, saya sering melihat ini menjadi vanity metric (metrik kesombongan).
Saya menemukan data yang relevan dari SHRM (2022) yang menyoroti bahwa biaya nyata dari perekrutan terutama kesalahan rekrutmen jauh melampaui biaya iklan lowongan, mencakup dampak pada moral tim dan hilangnya produktivitas.
Ketika perusahaan hanya fokus menekan angka waktu tanpa melihat hasil kinerja, mereka mengambil risiko finansial besar. Kompetitor mungkin mempromosikan obsesi KPI ini, tetapi tanpa peringatan strategis, kecepatan itu hanyalah ilusi kemajuan.
Hubungan antara time to hire dan kualitas perekrutan sebenarnya lebih kompleks dari yang kebanyakan dari kita sadari. Sering kali, metrik quality of hire vs time to hire bergerak ke arah yang berlawanan.
Sementara time to hire adalah tentang kecepatan, Quality of Hire (kualitas perekrutan) adalah tentang dampak jangka panjang kandidat tersebut terhadap bisnis kinerja, retensi, dan kesesuaian budaya.
Saya telah menemukan sebuah tinjauan komprehensif oleh Frank Schmidt dan John Hunter yang dipublikasikan melalui ResearchGate, yang menunjukkan bahwa validitas metode seleksi seperti penilaian kemampuan kognitif dan tes sampel kerja memiliki korelasi tinggi dengan kinerja masa depan. Namun, metode validasi yang mendalam ini membutuhkan waktu, yang secara alami memperpanjang time to hire.
Mengejar kecepatan sering kali berarti memotong tahapan validasi ini. Anda mungkin mendapatkan orangnya lebih cepat, mengurangi time to hire Anda, tetapi probabilitas kesuksesan mereka menurun drastis karena kurangnya data prediktif yang akurat selama proses rekrutmen.
Bagi HR Directors, tekanan untuk menutup posisi dengan cepat dapat menyebabkan gangguan internal. Ketika seorang manajer direkrut dengan tergesa-gesa untuk memperbaiki statistik time to fill atau time to hire, sering kali terjadi tanpa 'buy-in' atau penilaian budaya yang tepat.
Bagi CEO, dampaknya adalah hanyutnya strategi (strategic drift). Seorang eksekutif yang tidak selaras dengan visi jangka panjang karena proses vetting yang dangkal dapat mengarahkan kapal ke arah yang salah.
Pesaing Anda mungkin tidak pernah mendiskusikan "biaya kegagalan" dari time to hire yang terlalu agresif ini, tetapi dalam pengalaman saya, biaya memperbaiki kerusakan budaya jauh lebih mahal daripada membiarkan kursi kosong sedikit lebih lama.
Saya teringat sebuah kasus di mana sebuah company teknologi yang berkembang pesat (scale-up) memaksa proses rekrutmen VP Sales diselesaikan dalam 14 hari. Mereka mengabaikan pentingnya pengalaman kandidat dan tahapan asesmen mendalam demi mengejar target kuartal.
Hasilnya? VP tersebut memiliki angka penjualan bagus tetapi gaya manajemen toksik. Perekrutan tersebut harus dibatalkan, dan proses dimulai dari nol, yang pada akhirnya membuat total waktu yang dibutuhkan menjadi dua kali lipat lebih lama.
Pelajaran yang saya ambil di sini jelas: Merekrut pemimpin yang salah dengan cepat sebenarnya jauh lebih lambat daripada merekrut pemimpin yang tepat dengan penuh pertimbangan.
Tidak semua peran diciptakan sama. Saya percaya bahwa kebijaksanaan eksekutif terletak pada mengetahui kapan harus menekan pedal gas pada time to hire dan kapan harus menginjak rem.
Ada momen di mana time to hire adalah prioritas mutlak. Situasi krisis, penggantian mendadak pada peran operasional taktikal, atau kebutuhan akan interim leadership menuntut kecepatan. Dalam konteks ini, biaya kekosongan posisi (cost of vacancy) sangat tinggi.
Untuk mempercepat tanpa melewati validasi kritis, saya menyarankan penggunaan talent pool yang sudah hangat atau jaringan referensi terpercaya, daripada memulai pencarian dingin dari job description di media sosial atau website. Anda membutuhkanstrategi yang efektif untuk memotong waktu sourcing, sehingga time to hire bisa ditekan tanpa mengorbankan kualitas kandidat.
Sebaliknya, peran C-level, Direktur, dan Kepala Fungsi Strategis menuntut kesabaran. Saya telah membaca kritik tajam dari Peter Cappelli di Harvard Business Review (2019) yang menyatakan bahwa banyak perusahaan mengeluh tentang kesenjangan keterampilan namun menolak meluangkan waktu untuk melatih atau menilai potensi kandidat dengan benar, alih-alih hanya berburu "unicorn" instan.
Mengejar time to hire yang rendah untuk posisi ini sering kali kontraproduktif. Kecerdasan budaya dan kematangan kepemimpinan memerlukan waktu untuk mengevaluasi. Analisis time to hire vs kualitas di level ini hampir selalu menunjukkan bahwa investasi waktu ekstra menghasilkan retensi yang lebih baik.
Untuk para founder yang beralih ke manajemen profesional, gunakan daftar periksa sederhana ini untuk menyeimbangkan time to hire:
Jika dampaknya sistemik, abaikan tekanan time to hire. Fokuslah sepenuhnya pada kualitas. Ingat, target waktu harus fleksibel mengikuti dampak kepemimpinan, bukan tekanan internal atau metrik ATS (Applicant Tracking System) semata.
Bagaimana kita mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia ini? Jawabannya terletak pada persiapan dan penggunaan tools yang tepat, bukan sekadar percepatan proses seleksi itu sendiri.
Menggunakan jasa headhunter atau konsultan eksekutif dapat memangkas time to hire secara signifikan tanpa mengorbankan kualitas. Mengapa? Karena mereka mengakses kandidat pasif yang tidak melamar lewat iklan platform kerja.
Proses pemetaan talent (talent mapping) proaktif memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kandidat potensial sebelum kebutuhan mendesak muncul.
Pesaing Anda mungkin masih sibuk menyortir ratusan CV yang tidak relevan dari tracking system mereka, sementara Anda sudah melakukan wawancara dengan tiga kandidat top. Ini adalah cara paling efektif untuk menjaga time to hire tetap efisien.
Sering kali, proses rekrutmen macet di tahap akhir karena ketidakcocokan ekspektasi gaji atau fasilitas. Di sinilah market intelligence berperan. Memahami standar kompensasi dan tren employer branding di tahun 2025 membantu Anda menyusun penawaran yang tepat sejak awal.
Ini mencegah negosiasi berlarut-larut yang membuang waktu dan merusak pengalaman kandidat. Selain itu, pemetaan kesesuaian budaya mengurangi risiko penolakan tawaran, yang merupakan pembunuh terbesar efisiensi time to hire. Membangun brand perusahaan yang kuat juga akan membantu menarik kandidat lebih cepat.
Saya mengajak Anda untuk mengubah cara pandang: time to hire bukanlah sekadar target untuk dipukul rata, melainkan alat diagnostik. Jika waktu rekrutmen membengkak, periksa apakah masalahnya ada pada ats, kurangnya kejelasan hiring manager, atau employer value proposition yang lemah.
Gunakan data ini untuk memperbaiki sistem. Mungkin Anda perlu menyediakan resources lebih baik untuk recruiter Anda, atau memperbaiki email komunikasi dengan kandidat. Keberhasilan sejati bukan diukur dari seberapa cepat kursi terisi (metrics time to fill), tetapi dari seberapa lama employee atau pemimpin tersebut bertahan.
Pada akhirnya, time to hire adalah ukuran kecepatan yang hanya bernilai jika diseimbangkan dengan kualitas. Mengejar metrik ini secara membabi buta, terutama untuk peran kepemimpinan, adalah resep untuk inefisiensi jangka panjang.
Sebagai Founder Luminare Consulting, saya selalu menekankan kepada klien saya bahwa tanggung jawab perekrutan eksekutif tidak boleh didelegasikan sepenuhnya pada kecepatan sistem rekrutmen.
Pemahaman yang mendalam tentang nuansa time to hire vs time to fill, serta fokus pada pengalaman dan kualitas, akan membedakan organisasi Anda. Ingat, hasil kepemimpinan yang hebat tidak direkrut dengan cepat; mereka direkrut dengan benar.
Untuk posisi tingkat eksekutif, durasi ideal atau optimal biasanya berkisar antara 60 hingga 90 hari. Waktu ini dibutuhkan untuk memastikan due diligence yang menyeluruh, asesmen kepemimpinan, dan negosiasi yang kompleks agar mendapatkan kandidat yang benar-benar berkualitas, berbeda dengan peran staf yang mungkin hanya butuh 30 hari.
Time to fill mengukur efisiensi strategi pencarian (sourcing) dari saat lowongan dibuka hingga terisi, yang mencerminkan daya tarik employer branding. Sebaliknya, time to hire mengukur efisiensi keputusan internal dari saat kandidat masuk pipeline hingga menerima tawaran, yang mencerminkan ketangkasan tim seleksi Anda.
Anda dapat mengurangi waktu dengan membangun talent pool proaktif sebelum posisi kosong dan menggunakan tips seperti memperjelas kriteria seleksi dengan hiring manager sejak awal. Selain itu, berinvestasi dalam proses onboarding dan komunikasi yang lancar akan membantu menjaga momentum tanpa melewatkan tahapan evaluasi kompetensi yang krusial.
Pertimbangkan juga untuk membuat pre-determined hiring process dan interview scorecard yang terstruktur. Meskipun proses interview mungkin berubah seiring berjalannya tahap hiring atau adanya perubahan requirement dari user, pastikan timeline tetap sesuai dan dapat disesuaikan di awal maupun di akhir proses.
Baca Juga: Peran Strategis Executive Chef dalam Proses Rekrutmen dan Pembinaan Kepemimpinan Kuliner
