Kekosongan pada posisi manajerial dan eksekutif bukanlah sekadar tugas administratif bagi departemen HR; ini adalah risiko bisnis yang sensitif terhadap waktu. Saya telah memperhatikan bahwa banyak pemimpin perusahaan di Indonesia sering mendengar istilah industri ini tetapi masih bertanya-tanya: "Sebenarnya, contingency search adalah apa, dan apakah ini cocok untuk kebutuhan bisnis saya?"
Sebagai CEO & Founder dari Luminare Consulting, saya telah melihat secara langsung bagaimana pemilihan metode rekrutmen dapat mempercepat pertumbuhan atau justru menghambat eksekusi strategi. Contingency search adalah salah satu model yang paling umum digunakan karena sifatnya yang cepat, namun sering kali disalahpahami batasan strategisnya.
Jika Anda ingin memastikan sumber daya manusia yang masuk ke dalam organisasi Anda adalah talenta terbaik, saya perlu memandu Anda melalui realitas penggunaan pendekatan ini, dan bagaimana hal itu sering berfungsi sebagai bagian dari contingency plan atau rencana cadangan saat menghadapi krisis talenta.
Apa yang Akan Anda Temukan:
Jika kita membedah definisinya, contingency search adalah model rekrutmen di mana perusahaan hanya membayar biaya jasa (fee) jika dan hanya jika kandidat berhasil ditempatkan. Dalam pengalaman saya, banyak organisasi menjadikan metode ini sebagai elemen inti dari contingency plan mereka ketika upaya internal gagal menemukan talenta yang tepat.
Secara fundamental, recruiter yang bekerja dengan model contingency beroperasi tanpa eksklusif. Artinya, Anda sebagai klien bebas menggunakan beberapa agensi sekaligus atau menjalankan proses pencarian internal secara paralel.
Fokus utama dari pendekatan ini adalah kecepatan. Agensi berlomba untuk mencari kandidat yang tersedia di pasar dan mengirimkannya kepada Anda sebelum pesaing mereka melakukannya.
Berbeda dengan retained search yang bersifat konsultatif, contingency search sering kali lebih transaksional. Namun, ini membantu perusahaan yang tidak memiliki waktu untuk riset panjang.
Proses ini dirancang untuk menjadi contingency plan yang responsif; ketika rencana A (rekrutmen internal) macet, rencana B (contingency) dieksekusi segera.
Bagi para Talent Leaders, penting untuk memahami alur kerjanya agar sesuai dengan ekspektasi. Berdasarkan pengamatan saya, proses ini dimulai dengan brief singkat, diikuti oleh identifikasi dan sourcing agresif. Kandidat yang diajukan biasanya berasal dari kumpulan pencari kerja aktif.
Sebuah analisis yang relevan dari CJPI (2023) menyoroti perbedaan tajam dalam metodologi ini: sementara retained search berinvestasi dalam pemetaan pasar yang menyeluruh, contingency search cenderung memprioritaskan kandidat yang "paling mudah dijangkau" untuk memastikan kecepatan.
Ini adalah bentuk tindakan cepat yang sering kali diperlukan dalam contingency plan operasional saat ada kekosongan mendadak.
Saya sering berdiskusi dengan pendiri perusahaan yang memilih metode ini karena fleksibilitasnya. Tidak adanya komitmen biaya di muka membuat contingency menjadi pilihan menarik saat kebutuhan biaya perlu dikontrol. Selain itu, metode ini sangat efektif ketika bisnis harus mengaktifkan contingency plan akibat pengunduran diri mendadak.
Secara statistik, mayoritas penempatan contingency terjadi dalam rentang waktu singkat, sering kali antara 2 hingga 4 minggu untuk level menengah. Bagi perusahaan dengan bandwidth terbatas, layanan ini membantu meringankan beban administratif.
Pada dasarnya, Anda mengalihdayakan tahap awal proses pencarian kepada pihak ketiga sebagai bagian dari contingency plan sumber daya manusia Anda.
Meskipun cepat dan efisien, saya harus menekankan bahwa mengandalkan contingency search sebagai satu-satunya contingency plan memiliki risiko. Memahami nuansa antara contingency dan retained search adalah kunci untuk mengelola ekspektasi.
Jika tujuan utama adalah kecepatan, metode ini sulit dikalahkan. Anda dapat melibatkan beberapa mitra sekaligus. Ini sangat berguna sebagai contingency plan taktis. Ketika strategi pertumbuhan menuntut penambahan tim penjualan secara massal, misalnya, contingency memberikan volume kandidat yang dibutuhkan.
Saya melihat model ini bekerja sangat baik untuk posisi di mana kriteria keterampilan sangat spesifik (hard skills) dan mudah diukur. Dalam konteks ini, contingency plan rekrutmen Anda berjalan mulus karena recruiter berfungsi sebagai penyaring volume tinggi yang efektif, memastikan Anda mendapatkan kandidat terbaik yang tersedia saat itu.
Namun, saya perlu Anda waspada. Karena recruiter contingency bersaing dengan agensi lain, insentif mereka adalah mengirimkan profil secepat mungkin. Saya menemukan referensi menarik dalam jurnal ScienceDirect (2017) yang membahas dampak insentif pada perilaku agen; tekanan kompetitif ini terkadang dapat menggeser fokus dari "kandidat terbaik untuk bisnis" menjadi "kandidat pertama yang tersedia".
Ini berbeda dengan retained search, di mana fokus adalah pada kualitas jangka panjang. Jika contingency plan Anda hanya mengandalkan kecepatan, Anda mungkin mendapatkan kandidat yang cocok secara teknis tetapi kurang tepat secara budaya.
Risiko utamanya adalah kegagalan penempatan yang memaksa Anda mengulang proses dari awal sebuah kegagalan dalam contingency plan itu sendiri.
Kesalahan terbesar yang saya lihat adalah perusahaan menggunakan metode transaksi cepat untuk menyelesaikan masalah kepemimpinan strategis. Biaya kegagalan rekrutmen eksekutif jauh melebihi biaya jasa rekrutmen itu sendiri.
Yang saya pelajari adalah bahwa kualitas kepemimpinan tidak boleh dikorbankan demi kecepatan semata, bahkan dalam situasi darurat atau saat menjalankan contingency plan.
Jika posisi tersebut memegang peran strategis, pendekatan "lihat siapa yang ada" ala contingency mungkin tidak memberikan kedalaman wawasan pasar yang Anda perlukan untuk keputusan yang mendalam. Di sinilah retained search sering kali menjadi solusi yang lebih aman untuk kebutuhan tingkat tinggi.
Tidak ada metode yang buruk, hanya konteks yang salah. Untuk membantu perusahaan mengambil keputusan, saya telah menyusun kerangka kerja sederhana untuk menentukan kapan contingency search harus menjadi bagian dari contingency plan rekrutmen Anda.
Berdasarkan pengalaman saya, contingency search adalah solusi terbaik ketika:
Sebaliknya, saya menyarankan Anda mempertimbangkan retained search daripada contingency ketika:
Dalam kasus-kasus ini, contingency plan yang mengandalkan agensi berbasis kesuksesan sering kali gagal karena kurangnya komitmen waktu yang didedikasikan untuk riset mendalam.
Perbedaan mendasar terletak pada komitmen dan hasil. Menurut sebuah studi yang saya tinjau di arsip riset Arxiv (2022) mengenai dinamika pencocokan pasar tenaga kerja, model interaksi yang lebih dalam (seperti retained search) cenderung menghasilkan keselarasan insentif yang lebih baik, berujung pada retensi jangka panjang yang lebih tinggi dibandingkan contingency.
Dalam contingency, hasilnya adalah tumpukan CV untuk Anda saring sebagai rencana cepat. Dalam retained search, hasilnya adalah daftar pendek terkurasi. Memilih antara keduanya berarti memilih apakah contingency plan Anda memprioritaskan kecepatan akses atau kepastian kualitas.
Jika Anda memutuskan bahwa contingency search adalah jalur yang ingin Anda ambil sebagai bagian dari contingency plan talent acquisition Anda, bagaimana Anda memaksimalkan hasilnya?
Saya menyarankan tim kepemimpinan untuk duduk bersama dan menjawab:
Anda bisa mendapatkan hasil lebih baik dari model contingency dengan memperlakukan agensi sebagai mitra. Berikan brief yang mendalam. Jelaskan bagaimana peran ini masuk dalam rencana besar perusahaan.
Selain itu, batasi jumlah agensi. Menggunakan terlalu banyak agensi dalam contingency plan Anda justru kontraproduktif. Fokus pada 2-3 mitra spesialis yang memahami industri Anda akan memberikan hasil yang lebih sesuai. Ini juga memastikan proses pencarian tetap terkontrol dan profesional.
Saya sering melihat perusahaan memiliki ekspektasi yang tidak realistis menginginkan layanan konsultatif retained search dengan harga contingency. Kesalahan lainnya adalah tidak memiliki contingency plan internal untuk melakukan wawancara dengan cepat, sehingga kandidat terbaik hilang diambil kompetitor.
Juga, hati-hati dengan kerugian tersembunyi seperti sengketa kepemilikan kandidat. Pastikan aturan main jelas. Sebuah contingency plan rekrutmen yang baik selalu menyertakan kejelasan kontrak untuk menghindari masalah legal di kemudian hari.
Pada akhirnya, contingency search adalah alat yang sangat berharga, asalkan digunakan untuk tujuan yang tepat. Ini adalah contingency plan yang solid untuk kebutuhan rekrutmen yang mendesak dan bervolume tinggi, namun mungkin bukan pilihan terbaik untuk peran eksekutif kunci yang membutuhkan penanganan retained search.
Sebagai CEO & Founder dari Luminare Consulting, saya selalu menekankan bahwa memilih metode yang tepat adalah bagian dari strategi bisnis. Evaluasi kebutuhan Anda, tinjau contingency plan talenta Anda, dan pastikan setiap tindakan rekrutmen mendukung tujuan jangka panjang perusahaan. Jangan biarkan ketergesaan merusak fondasi kepemimpinan organisasi Anda.
Perbedaan utamanya terletak pada model pembayaran dan komitmen; contingency search berbasis "no win, no fee" dan fokus pada kecepatan serta volume kandidat aktif, sedangkan retained search melibatkan pembayaran di muka untuk layanan konsultatif yang eksklusif, mendalam, dan menjangkau kandidat pasif untuk posisi strategis.
Contingency search berfungsi sebagai contingency plan atau rencana cadangan yang efektif ketika saluran rekrutmen internal mengalami kebuntuan atau ketika terjadi lonjakan kebutuhan karyawan yang mendadak, memungkinkan perusahaan untuk mengakses jaringan kandidat eksternal dengan cepat tanpa risiko biaya tetap di awal.
Metode ini umumnya sangat cocok dan efektif untuk berbagai industri di Indonesia, terutama untuk peran spesialis teknis, penjualan, dan manajerial menengah di sektor yang bergerak cepat seperti teknologi atau manufaktur; namun, untuk peran C-level atau posisi yang sangat niche, pendekatan retained search sering kali memberikan hasil yang lebih sesuai dan berkualitas.
Baca Juga: Urgensi Tes Psikometri dalam Menilai Kandidat Manajerial dan Eksekutif
